Travaillez-vous en tant qu’administrateur d’un organisme à but non lucratif ? Il peut arriver que vos intérêts personnels soient menacés par ceux de cet organisme. Il peut aussi arriver que l’un de vos proches pose sa candidature pour bénéficier des services de cet OBNL. Dans un cas comme dans l’autre, il y a un conflit d’intérêts. Alors, comment procéder pour ne pas aller à l’encontre de la loi ? Les experts de l’OLS Québec vous répondent ici.
Quand peut-on véritablement parler de conflit d’intérêts ?
Un administrateur se retrouve dans une situation de conflit d’intérêts lorsqu’il a l’opportunité de décider en faveur de ses propres intérêts ou de ceux d’une tierce personne plutôt que dans ceux de l’organisme à but non lucratif.
L’administrateur représente l’OBNL qui est une entité morale. À cet effet, il est tenu par le Code civil du Québec d’agir toujours dans l’intérêt supérieur de l’organisme. Il ne doit jamais tenir compte des intérêts particuliers des donateurs, des membres et d’aucune autre personne physique ou morale.
Si généralement les conflits d’intérêts sont évidents, ça n’est pas toujours le cas. En effet, une telle situation peut se présenter de façon très subtile. C’est pour cela que la disposition 322 du Code civil du Québec stipule que l’administrateur doit toujours agir avec diligence et prudence dans l’intérêt de l’organisme à but non lucratif.
Dès qu’il sent le moindre doute d’existence de conflit d’intérêts, l’administrateur de l’OBNL doit réagir automatiquement pour ne pas se placer entre ses intérêts personnels (ou de tiers) et ceux de l’organisme. Notre cabinet OLS Québec est disposé à vous éclairer sur chaque situation de conflit d’intérêts qui se présente à vous.
Administrateur en situation de conflit d’intérêts : que doit-il faire ?
La situation de conflit d’intérêts peut se présenter avant même que vous soyez nommé administrateur de l’organisme. En prévision de cela, il est demandé à tout nouvel administrateur de produire une déclaration relative à ses conflits d’intérêts avec l’organisme. Vous devez alors révéler dans ce document l’ensemble des conflits d’intérêts dont vous avez connaissance en ce moment-là.
Si en tant qu’administrateur d’un OBNL, vous vous retrouvez dans une situation de conflit d’intérêts, vous devez la dévoiler. Pour le faire, optez pour l’une des deux voies qui s’offrent à vous. La première option est que vous en parliez oralement au conseil d’administration lorsque celui-ci sera réuni. Prenez alors le soin de faire noter le conflit d’intérêts dans le procès-verbal de la réunion. Ce dernier sert de rapport pour la réunion.
La deuxième option est celle qui consiste à révéler le conflit d’intérêts par lettre écrite. Celle-ci doit ensuite être envoyée au conseil d’administration. La note de votre conflit d’intérêts sera alors versée au procès-verbal de la prochaine réunion du CA. Par précaution, conservez la preuve d’envoi de la lettre. Exigez par ailleurs à avoir un accusé de réception de la part du destinataire. Le cabinet OLS Québec recommande d’utiliser à cet effet un courrier recommandé.
Discussions et votes : que doit faire un administrateur d’OBNL en conflit d’intérêts ?
Au cas où il y a un conflit d’intérêts, l’administrateur concerné doit sans plus tarder le révéler. Il doit également s’abstenir de contribuer aux débats. Il ne devra surtout pas participer au vote relatif au sujet concerné par le conflit. L’abstention aux discussions et votes découle uniquement d’une précaution à prendre pour ne pas être poursuivi. En effet, l’administrateur n’est pas tenu par la loi de s’abstenir de participer aux débats ou de voter.
Malheureusement, en tant qu’administrateur en conflit d’intérêts avec l’organisme, votre présence dans la salle de réunion lors des discussions et des votes influencera l’issu de ces votes. En effet, votre présence dans la salle peut contraindre un ou plusieurs autres administrateurs à voter en votre faveur. L’idéal est de vous retirer de la salle après avoir dévoilé au CA votre situation de conflit d’intérêts.
Conflit d’intérêts et confidentialité
La gestion du conflit d’intérêts vient avec le respect de la confidentialité. En fait, les deux notions sont liées quand il s’agit d’administrer un organisme à but non lucratif. Elles découlent toutes deux de l’obligation faite à l’administrateur par le Code civil du Québec de demeurer toujours loyal à l’OBNL.
Dans l’arrêt Peoples, la Cour suprême du Canada a révélé le lien qu’il y a entre le devoir de confidentialité des administrateurs et celui de ne pas se mettre dans une situation de conflit d’intérêts avec l’organisme.
Parler d’obligation de confidentialité revient à dire que toute information impossible à obtenir publiquement doit être préservée par l’administrateur. Nous tenons à vous informer qu’il revient au conseil d’administration et à la direction de l’organisme à but non lucratif de décider de la confidentialité ou non d’une information.
Même dans l’incertitude, l’administrateur doit faire preuve de prudence et considérer comme confidentielle toute information que sa fonction lui permet d’obtenir. Si vous brisez la confidentialité d’une information appartenant à l’OBNL, faites sans plus tarder appel à notre cabinet OLS Québec.
Recent Comments